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• DATOS GENERALES

ENTIDADES.

Datos Generales / Entidades. En esta opción de la aplicación se dan de alta todas las empresas o personas físicas , las cuales podemos asociar a cuentas (acreedores, deudores) o que al contabilizar facturas en cuentas genéricas, de estas empresas se lleva automáticamente los acumulados del 347, podemos asignar su forma de pago/cobro. También se pueden definir modelos de contabilización de facturas en las Entidades (pestaña Reg. Mod.Contab.Facturas). NOTA: cuando se da de alta una entidad no que da asociada a ninguna empresa hasta que no esta asociada a una cuenta de movimientos, lo que quiere decir que si consultamos entidades, el programa por defecto nos pone la empresa contable en la que estamos trabajando, solo nos aparecen las entidades asociadas a alguna de las cuentas de la empresa, si queremos ver todas las entidades dadas de alta en la aplicación debemos borrar el campo empresa de la consulta.

ENTIDAD DUPLICADA O YA EXISTE NIF.

Estamos dando de alta una entidad que ya existe, pero no nos aparece en la consulta de entidades por que aun no esta asociada a ninguna cuenta de la empresa, consultar todas las entidades borrando la empresa de la consulta, párrafo anterior ENTIDADES.

CUENTAS DE MOVIMIENTOS.

Datos Generales / Cuentas de Movimientos. Mantenimiento de las cuentas de movimientos, lugar donde daremos altas, modificaciones y consultas. Si en el alta de la cuenta no encuentra el mayor pide automáticamente el alta del mismo. Podemos también asignar a cada cuenta un nif de una empresa, solo a la s cuentas marcadas como acreedores o deudores. Si una cuenta se deja sin nif y es acreedor o deudor cuando contabilicemos facturas nos permite capturar la entidad, si tiene un nif asociado siempre será esta entidad. Si tiene una entidad asociada podemos definir los modelos de contabilización de facturas. En las pestañas apuntes, facturas, efectos y extractos por defecto nos muestra los movimientos del ejercicio, pero si en la fecha desde ponemos una fecha anterior nos muestra todos los movimientos desde esa fecha pulsando el botón refrescar o calcular (extracto). Pestaña incidencias, se pueden insertar incidencias y estas asignarlas a facturas o efectos.

CUENTAS DE MOVIMIENTOS MODIF.

Las cuentas de movimientos cuando se dan de alta o se modifican sus descripciones se replican en todos los ejercicios posteriores al de la modificación. Si la cuenta es de un acreedor o deudor con un nif asignado y se varía este, solamente lo replica en el ejercicio del cambio, se ha de hacer el cambio si se quiere en los demás ejercicios pues lleva consigo cambio en el registro de las facturas (347).

CUENTAS IVA (H.P. ACREEDORA Y DEUDORA) ASIENTO AUTOMATICO DE REGULARIZACION MENUSAL O TRIMESTRAL.

Las cuentas de hacienda publica acreedora por iva o deudora por iva se tienen que asignar en: Datos Generales / Empresas Contables. Se abre el ejercicio correspondiente en la pestaña Ejercicios y tenemos en la parte inferior izquierda dos variables para cubrir que ponen Iva Hacienda Acreedora e Iva Deudora o Compensar Año Anterior.

COMO SE ASIENTA UNA FACTURA O UN ASIENTO PLANO.

Gestión Apuntes / Entrada Apuntes Contables. Pide Asiento predefinido (si hay). Numero diario, fecha asiento (tiene que ser del ejercicio seleccionado) al dar intro asigna el asiento, si marcamos el check Factura quiere decir que vamos a meter una factura, damos guardar y si es un asiento plano le damos añadir registro (Alt.+I icono con el +) para una factura le damos añadir registro (Alt.+I o el icono de la hoja y lápiz). A los asientos podemos acceder desde esta consulta y desde consulta de diarios, cuentas de movimientos (pestaña apuntes).

QUITAR O AMPLIAR UNA REMESA MARCADA COMO ENVIADA.

Seleccionar la remesa en la cual queremos quitar algún efecto o ampliar nuevos efectos y una vez dentro pulsamos CTRL+K nos permite desmarcar ENVIADA o PAGADA. Se ha de tener muco cuidado con la opción de PAGADA pues aunque se desmarque no anula el asiento de PAGO/COBRO, este también se ha de anular MANUALMENTE.

DEFINICIÓN REGISTRO MODELO CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS.

Se pueden definir modelos genéricos dentro de la empresa en Datos Generales ⇒ Empresas Contables y la pestaña Reg. Mod. Contab. Facturas.

También se pueden definir modelos de contabilización de facturas en las Entidades (pestaña Reg. Mod.Contab.Facturas) directamente o accediendo desde las Cuentas de Movimientos dando doble clic en el NIF asociado o por la pestaña de Entidades (Editar Entidad).

Cuando se contabiliza nos presenta en Reg.Contabilización los Modelos Genéricos de acuerdo con el registro del iva seleccionado y los Modelos propios definidos para la cuenta, teniendo estos preferencia.

DEFINICIÓN DE IVA NUEVOS.

Se tienen que definir todas las posibles combinaciones de ivas de las cuales vanos a tener que registrar facturas para eso iremos por Datos Generales / Empresas Contable y en la pestaña Tipos Iva añadiremos los registros necesarios:

    El Tipo es una clave nuestra para ordenar los registros dados de alta se aconseja numerar 01,02,...,10,11,etc estas definiciones se pasan automáticamente cuando se genera el próximo ejercicio, pero una vez generado el ejercicio siguiente si damos de alta un registro en el año anterior, también lo hemos de dar de alta en el ejercicio siguiente anteriormente dado de alta.

COMO SE SACA UN EXTRACTO CONTABLE DE VARIOS EJERCICIOS.

En la opción de extractos contables debemos seleccionar en el campo Ejercicio el valor libre (sin ejercicio), esto nos permite poner en los campos Desde Fecha Asientos y Hasta Fecha Asiento cualquier fecha de los ejercicios que llevemos la contabilidad.

COMO PODEMOS OBTENER UN BALANCE DE SALDOS DE CUENTAS.

En las opciones Balance por Periodos o Balances Sumas y Saldos a Fecha podemos seleccionar el tipo de balance de solo Saldos, en el desplegable que aparece a la derecha de Tipo de Listado (Balance Empresa) podemos seleccionar la opción de Saldo, si queremos que no se listen las cuentas con saldo igual a cero debemos poner en la variable Cuentas Sin Movto. Una (N).

GENERACIÓN EFECTOS AGRUPADOS.

Se entiende por efectos agrupados aquellos que son producto de la unión de varios efectos existentes, pueden ser positivos y negativos, y pueden ser de varias cuentas. Es muy importante tener en cuenta que el efecto queda asignado a la cuenta del primer efecto marcado para agrupar y también le determina el tipo de efecto (a pagar o cobrar, no se puede cambiar). Se pueden añadir efectos a cualquier efecto agrupado o quitar alguno anteriormente añadido. Los efectos agrupados llevan un contador especial y se numeran como EAG00000001. Si un efecto agrupado se remesa ya no se puede tocar. Para casos especiales se puede con CTRL+K, desmarcar que esta remesado o enviado. Un efecto agrupado se puede también asociar a un pago en la entrada de apuntes planos.

GENERACIÓN EFECTOS LIBRES.

Se entiende por efectos libres aquellos que no son generados ni están asociados a ninguna factura. Para la generación de estos efectos iremos por Facturas ⇒ Consulta de Efectos:

    Se tiene que seleccionar un ejercicio en el cual vamos a crear el efecto y también debemos seleccionar Cuenta Efecto para la cual vamos a crear el efecto y pulsamos el Botón Efecto Libre.
    Debemos asignar el tipo de efecto Pagar/Cobrar, los efectos libres generados llevan una numeración especial (Factura) que empieza por LIB y se completa con el contador propio para efectos libres (LIB00000001).
    Estos efectos se tratan como los efectos normales.

IMÁGENES / DOCUMENTOS.

Podemos llevar imágenes o documentos en Empresas, Registro Entrada Documentos (ISO), Entidades, Bienes Amortizables y Facturas. Las imágenes asociadas a las facturas (al meter el asiento) se pueden ver desde los asientos o al consultar las facturas (cuentas de movimientos o control de facturas).

ETIQUETAS (ASIGNADAS A FACTURAS).

Utilidades Generales / Imprimir Etiquetas (código de barras). Estas etiquetas pueden asignarse al las facturas al contabilizar, si en el fichero empresas se activa una URL, al consultar las facturas al lado de la etiqueta aparece un botón que abre el navegador web para mostrar la imagen escaneada.

CONTADORES (EMPRESAS).

Asiento Genérico: podemos numerar los asientos con un solo contador o un contador por diario, por defecto ponemos el Genérico. Documento Genérico: la numeración de los documentos puede ser genérico (un contador para compras y otro para ventas) y no genérico, en este caso se numera por series (tienen que darse antes de alta y se asignan por tipo de registro de iva). Documento por Meses: la numeración de los documentos se realiza por meses para compras y ventas (la numeración será 01000001, 02000001, …. , 12000001), para C o V.

DONDE SE GENERAN LOS FICHEROS 347 / 349.

Los ficheros se generan en el destino definido en:

 Datos Generales / Empresas Contables => Directorio Ficheros Modelos.

ASOCIAR APUNTES DE PAGOS / COBROS DE FACTURAS O EFECTOS.

Para poder asociar un apunte de pago/cobro de una factura debemos utilizar un Concepto definido con el Tipo Control de Factura.

   Datos Generales / Conceptos. 

ASOCIAR APUNTES DE DEVOLUCIÓN DE PAGOS / COBROS DE FACTURAS O EFECTOS.

Para poder asociar un apunte de devolución (nos permite localizar facturas pagadas o efectos pagados) debemos utilizar un Concepto definido con el Tipo Anulación Cobro/pago Facturas.

   Datos Generales / Conceptos. 

CONCEPTOS QUE MONTAN LA DESCRIPCIÓN.

Si en el mantenimiento de los conceptos marcamos Montar Descripción al utilizar estos conceptos en la contabilización de las facturas o en los apuntes de pago, se compone la descripción del concepto con la parte definida para el concepto más la factura y el nombre de la cuenta.

   Datos Generales / Conceptos. 

DEFINICIÓN CARPETAS PARA IMPORTACIÓN FICHERO APUNTES OPENSOFT.

Por empresa podemos definir esta carpeta en el campo Directorio Ficheros Apuntes Open-Soft que encontramos en el mantenimiento de las empresas.

   Datos Generales / Empresas Contables.

También se puede definir esta carpeta en Utilidades Generales / Parámetros Generales en el campo Directorio Base para los directorios temporales.

EN QUE EMPRESA SE IMPORTAN LOS APUNTES OPENSOFT.

En la utilidad de importación se pide:

  Empresa: 
                 Si asignamos una empresa todos los apuntes auque sean de varias empresas se dan entrada en la empresa asignada.
                 Si no asignamos ninguna empresa los apuntes se dan de alta en la empresa que los apuntes traigan asignada.

Apuntes a Procesar:

                 Todos, se procesan todos los apuntes de los ficheros.
                 Solo empresa seleccionada, en este caso se dará entrada solamente los apuntes que coincida la empresa asignada con la empresa seleccionada.

AJUSTE DE LOS IMPORTES A DECLARAR EN EL 347.

Los importes a declarar en el 347 los encontramos en una pestaña que se encuentra en las Entidades (Datos Generales) o desde la consulta de Cuentas de Movimientos dando doble clic en el NIF asociado o por la pestaña de Entidades (Editar Entidad). En la pestaña Resumen AC.347 podemos ver por ejercicios los acumulados automáticos de Compras y Ventas (Contabilización de facturas) que no podemos modificar y otras variables que si podemos asignar. Si queremos modificar las Compras o Ventas para la declaración 347 tenemos que hacerlo compensando con las variables Compras No Conta y Ventas No Conta dando cantidades en positivo (sumar) o negativo (restar).

QUE EMPRESAS SE DECLARAN EN EL 349.

Se declaran todas las operaciones registradas como Compras Intracomunitarias y las registradas como Inversión de Sujeto Pasivo que tengan marcado la casilla de Servicios. En el programa que se obtiene el 349 se pregunta si se Incluyen los Abonos:

    Si ponemos que si, la cantidad a declarar es la suma de facturas y abonos.
    Si ponemos que no, solamente acumula las facturas positivas.

En el 349 si el valor resultante es negativo hay que añadir en el informe estas empresas con su valor negativo y su justificación. CONTROL CUENTAS INFORMES CUENTAS ANUALES.

Al generar los informes cuentas anuales podemos comprobar que todas las cuentas definidas se tienen en cuenta para su cálculo. Si el informe es un Balance de Situación podemos marcar Comprobar Informe y si el informe es una Cuenta de P.y G. debemos marcar también el campo Balance P.y G. para que solo controle el grupo 6 y 7. Cuando se marca la comprobación no genera el informe y nos presenta en una rejilla las cuentas no incluidas en el cálculo de los informes y el saldo de las mismas.

CAMBIO DE CUENTAS (APUNTES) O TRASPASOS.

Utilidades Generales / Traspaso de Cuentas: Esta opción nos permite traspasar todos los apuntes contables entre dos fecha de una cuenta a otra. Gestión Apuntes / Consulta Diarios: El botón Cambiar Cuenta nos permite a los apuntes seleccionados cambiarle la cuenta, antes debemos seleccionar los apuntes y después pulsar el botón, nos pide la cuenta destino.

CUADERNO 43 MOVTOS.BANCO CARGAR / GENERAR Y PUNTEAR.

El cuaderno 43 se extrae de la banca electrónica, hay que activarlo, es un extracto en formato csv de los apuntes bancarios. Si queremos importarlo en nuestra aplicación para puntear con el banco es necesario en Datos Generales dar de alta una Cuenta Bancaria. El botón Cargar Fichero nos permite importar el fichero csv generado por el banco. Con los apuntes descargados podemos generar asientos mediante los botones Generar Asiento y Generar Asiento P/C, la diferencia entre uno y otro es que el de P/C ya marca un concepto de PAG o COB, al seleccionar la cuenta ya nos presenta las facturas o efectos pendientes si no encuentra ninguna exacto a la cantidad del apunte. Las cuentas se van guardando en una caché con el concepto 1 para ser buscados en nuevas importaciones. Los apuntes que generamos asientos se marcan como punteados y generados.

Puntear, esta opción nos permite puntear los apuntes de nuestra cuenta contable y los apuntes importados del banco. Existe un botón (puntear automático) que solo se puede utilizar para un solo día (fecha operación igual) y Punteados (NO), busca los importes que coincidan si son únicos y los marca como punteados.

COMO CREAR UN NUEVO EJERCICIO.

Los nuevos ejercicios se generan desde el mantenimiento de empresas (Datos Generales / Empresas Contables) en la pestaña de Ejercicios damos añadir registro (Alt+I) y lo único de debemos de dar es la anualidad que vamos a crear y Guardad, este proceso tarda en función del plan contable que tenga que dar de alta, al terminar tendremos un nuevo ejercicio dado de alta con todo el plan contable, sus tipos de ivas y sus contadores. El ejercicio activo seguirá el mismo hasta que ejecutemos los procesos de cierre y apertura.

PROCESOS DE CIERRE Y APERTURA DE EJERCICIOS.

Los procesos de Asiento de P.y G. y Cierre son automáticos y pueden estar generados cuando se obtienen los balances pues pueden no tenerse en cuenta, cuando se generan en la ficha de la empresa se marca la fecha de generación de los asientos, aunque esto asiento se hayan generado el ejercicio sigue siendo el activo hasta que no se ejecute el asiento de apertura del nuevo ejercicio, el cual marcara como ejercicio activo el aperturado y el anterior como cerrado. Los ejercicios anteriores al activo no se pueden modificar los asientos, ni borrar. Si necesitamos volver a un ejercicio cerrado por la apertura del siguiente tenemos hacer lo siguiente:

      Se borra el asiento de apertura del ejercicio activo, en este momento vuelve como activo el ejercicio anterior.
       Borrar asiento de Cierre, mientras no se anule el asiento de cierre no deja tocar los diarios.
       Si es necesario también podemos borrar el asiento de P.y G.

Se pueden tener varios ejercicios abiertos posteriores al ejercicio activo.

PERMITIR ASIENTOS QUE LAS BASES DE IVA NO CUADREN.

Si en Utilidades Generales / Parámetros Generales la variable No Controlar Bases de Iva en la Entrada de Facturas no esta marcada no permite guardar la contabilización de facturas con asientos ampliados tipo leasing u otros, activando esta variable nos avisa que nos hay cuadre de las bases de ivas pero nos permite guardar la contabilización de la factura. También se puede dejar desmarcado y marcar las cuentas especiales que utilizamos en estos asientos, con Tipo: Control Base Iva Facturas.

INFORMES DE EJERCICIOS CON ASIENTOS DE P.Y G. Y CIERRES.

Los balances de sumas y saldos y balances por periodos pueden sacarse descontando los asientos de perdidas y ganancias y el asiento de cierre, esto quiere decir que podemos realizar todos los pasos de los cierres sin haber generado los libros del registro pues podemos obtenerlos en cualquier momento incluyendo o no estos asientos. Los informes de las cuentas anuales también se pueden generar con estos asientos generados o con los ejercicios cerrados.

CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS CON IRPF.

Las facturas que traen el irpf descontado del total de la factura los contabilizaremos de la siguiente forma (solamente en el alta):

 Total factura daremos el importe con el irpf descontado el meter el irpf se acumula al total de la factura (solamente en el alta), para una modificación debemos poner el total de la factura correcto y el irpf no incidirá sobre el total de la factura. El total de la factura es la suma de las bases + el iva (sin descontar el irpf).

El irpf que ponemos en el campo irpf nos genera un apunte que minusvalora la factura y se tiene en cuenta si se generan efectos pues figura como un pago / cobro de la factura. El valor que se acumula para el 347 es el valor del total factura, pues el irpf es un impuesto que no se puede tener en cuenta en otro impuesto.

MODELO 110/111.

Este listado nos permite obtener un listado de las retenciones a terceros efectuadas por profesionales, se obtiene de todas las facturas en las que hemos asignado IRPF.

CAMBIO REGISTRO DE IVA DE UNA FACTURA YA CONTABILIZADA.

Este cambio lo realizamos como una modificación normal de una factura, teniendo en cuenta que al cambiar el registro del iva puede ser que cambie el número de documento y lo que si tenemos que cambiar son las cuentas del iva pues cambiaran con el cambio del tipo de registro de iva.

ALTAS DE NUEVAS CUENTAS, CONCEPTOS, REFERENCIAS, ETC EN MEDIO DE UN ASIENTO.

En la ventana que se nos abre al pulsar la Lupa, F3 o * con la rejilla de los posibles registros dados de alta podemos dar un alta nueva pulsando el botón (+) en rojo y podemos entrar a cualquier registro de los visualizados pulsando doble clic.

CAMBIO DE NIF EN UNA CUENTA DE MOVIMIENTOS.

Si asignamos un nuevo nif a una cuenta de acreedores / deudores y esta tiene facturas contabilizadas con el otro nif, se cambiaran todas las facturas y recalculara el 347. Este cambio no se propaga en los ejercicios posteriores, debemos realizar la misma operación de cambio.

BLOQUEO DE ASIENTOS DESDE FECHA.

En el mantenimiento de empresas y por ejercicios podemos bloquear el acceso a los asientos para su modificación o nuevas altas. Los posibles bloqueos son:

 Fecha Control Entrada Apuntes: tiene preferencia sobre los otros dos, no se pueden asentar ni modificar asientos cuya fecha no sea mayor que la aquí asignada. 
 Fecha Control Caja: no permite apuntes de cuentas del grupo 570 si la fecha de contabilización no es mayor a la fecha aquí asignada.  
 Fecha Control Facturas: no permite cambios en asientos de facturas ni nuevas altas si la fecha de contabilización no es mayor a la fecha aquí asignada. 

ESPECIAL GASOLINERAS.

En Utilidades Generales / Parámetros Generales ⇒ Gasolineras. Si marcamos Gasolineras se activan las siguientes opciones especiales:

 Al contabilizar una venta debajo del importe exento nos permite marcar si es una factura de combustible y al meter las cuentas de ingresos nos permite generar un efecto libre por el importe del apunte del ingreso.
 En el registro del iva de ventas a las facturas marcadas como facturas de combustible se le descuenta al total de la factura el importe exento...

EFECTOS NEGATIVOS EN REMESAS.

En Utilidades Generales / Parámetros Generales ⇒ Efectos negativos en remesas. Si activamos este check nos permite incluir en remesas efectos negativos, se ha realizado esta función para Dulcesol pues generan un fichero con los pagares que tienen que generar en la central y necesitan poder enviar el detalle de facturas y abonos, en remesas cuaderno Exportación Facturas Formato 58.